Verkkoryhmän käynnistäminen ja toteutus

Verkkoryhmät ovat uusi ystävätoiminnan muoto, jolla on paljon yhtäläisyyksiä kasvokkaisen ryhmätoiminnan kanssa. Verkkoalusta mahdollistaa ryhmän osallistujille jatkuvan vuorovaikutuksen, mutta ryhmä voidaan rajata toimimaan myös esimerkiksi kerran viikossa.

Verkkoryhmät voivat olla joko alueellisia tai valtakunnallisia. Osallistujia ja vapaaehtoisia voidaan tällöin rekrytoida useamman osaston alueelta. Verkkoryhmän ohjaamisesta vastaavat vapaaehtoiset, joilla on suositeltavaa olla riittävät tietotekniset valmiudet verkkoalustojen käyttämiseen. Perehdytystä esimerkiksi Microsoft Teamsin ja Discordin käyttöön saa myös tältä sivustolta ja nettiperehdytyksestä (valmistuu syksyllä 2020). Toiminnasta vastaavan osaston tai piirin on hyvä nimetä vastuuhenkilö, joka tarjoaa tukeaan vapaaehtoisille ryhmän toiminnan eri vaiheissa.

Alla on listattu, miten verkkoryhmä perustetaan ja miten sitä kannattaa toteuttaa. Sama dokumentti löytyy liitetiedostona alinna tältä sivulta.

1) Osasto päättää lähteä järjestämään verkkoryhmätoimintaa

Kun osasto päättää ryhtyä järjestämään ryhmätoimintaa verkossa, kannattaa jo heti kättelyssä etsiä vastuuvapaaehtoiset suunnittelemaan ja ohjaamaan verkkoryhmää. Mahdollisuus olla mukana määrittämässä ryhmän toiminnan tavoitteita ja yksityiskohtia sitouttaa vapaaehtoisia toimintaan.

Osaston kannattaa aluksi määritellä ainoastaan

  • mille kohderyhmälle tai minkä teeman ympärille verkkoryhmä perustetaan, jotta osataan etsiä kohderyhmän ohjaukseen soveltuvia vapaaehtoisia.
  • onko verkkoryhmän tarkoitus olla pysyvä vai määräaikainen. Ryhmän kestoa pohdittaessa on tärkeää huomioida, että ryhmän ohjauksesta vastaavilla vapaaehtoisten olisi hyvä saada tarvittaessa taustatukea tehtäväänsä osastosta koko toiminnan ajan.

Verkkoryhmän pyörittäminen ei vaadi erityisiä resursseja, kuten laitteita tai lisenssejä, sillä vapaaehtoiset osallistuvat toimintaan yleensä kotoaan omilta laitteiltaan. Verkkoalustoista on mahdollista valita ilmaisversioita, jotka soveltuvat hyvin verkkoryhmän toimintaan.

HUOM! Kun suunnitellaan verkkoryhmän käynnistämistä, kannattaa kartoittaa myös se, voidaanko hyödyntää alueella jo olemassa olevaa nuorten verkkotoimintaa. Esimerkiksi monilla paikkakunnilla on nuorisotyön ylläpitämiä discord-palvelmia, joissa on jäseninä paljon alueen nuoria. Tällöin voidaan neuvotella siitä, voisiko ystävätoiminnan verkkoryhmä toimia samalla palvelimella suljettuna tekstikanavana. 

2) Vapaaehtoisten rekrytointi

Yhden verkkoryhmän pyörittämiseen kannattaa rekrytoida 2-6 vapaaehtoista, jotta työmäärä pysyy kullekin sopivana. Työmäärä riippuu myös verkkoryhmän toiminnasta. Mikäli ryhmän jäsenet voivat olla päivittäin vuorovaikutuksessa (esim. Discordin tekstikanavilla), on työmäärä suurempi kuin tiettyyn aikaan rajatuissa viikoittaisissa verkkotapaamisissa. 

Ystävätoiminnan peruskurssi on hyvä pohja vapaaehtoisten pohjakoulutukseksi ja lisäksi he voivat suorittaa itsenäisesti verkkoryhmätoiminnan nettiperehdytyksen, josta saa käytännöllisiä vinkkejä nimenomaan verkkoryhmän ohjaamiseen. Perehdytysmateriaali valmistuu syksyllä 2020.

Vapaaehtoisiksi voi pyytää osaston ystävätoiminnan vapaaehtoisia sekä alueella toimivia verkkoystävätoiminnan vapaaehtoisia, joiden yhteystiedot löytyvät sähköisestä ystävävälitysjärjestelmästä. Erityisesti voi etsiä niitä ystävävapaaehtoisia, jotka ovat merkinneet profiiliinsa olevansa kiinnostuneita myös ryhmän ohjaamisesta.

Myös uusia vapaaehtoisia voi etsiä käyttämällä hyväkseen OMA Punaista Ristiä. Omalle alueelle ilmoittautuneista vapaaehtoisista verkkoryhmätoiminta saattaa kiinnostaa esimerkiksi niitä, jotka ovat OMA-profiiliinsa merkinneet omaavansa ryhmänohjaamistaitoja tai digitaalista osaamista. Uusia vapaaehtoisia voi etsiä myös käyttämällä OMA:n ”Vapaaehtoistehtävät” -ilmoitustoimintoa.

Rekrytoinnin tueksi osasto voi myös järjestää ystävätoiminnan peruskurssin, josta verkkoryhmätoiminnasta kiinnostuneet uudet vapaaehtoiset ohjataan itseopiskeltavaan nettiperehdytykseen (valmistuu syksyllä 2020) ja edelleen mukaan verkkoryhmän suunnitteluun.

HUOM! Jos ryhmä toimii koko piirin alueella, kannattaa myös vapaaehtoisia rekrytoida mukaan eri osastoista.

3) Vapaaehtoisten suunnittelutapaamiset

Jotta uudet verkkoryhmävapaaehtoiset sitoutuvat tehtäväänsä, kannattaa heidät alusta lähtien ottaa mukaan ryhmän suunnitteluun. Verkkoryhmävapaaehtoisille kannattaa järjestää ohjatusti ainakin yksi tai kaksi suunnittelutapaamista joko verkon välityksellä tai kasvokkaisina tapaamisina. Mikäli ryhmä toimii laajalla alueella ja vapaaehtoiset ovat eri osastojen alueelta, voidaan suunnittelutapaamiset järjestää esim. Teamsin välityksellä.

Suunnittelutapaamisessa sovitaan

Milloin ryhmä käynnistyy ja onko sen tarkoitus kokoontua vain määräajan vai jatkaa toimintaansa toistaiseksi?

  • Millä verkkoalustalla ryhmä kokoontuu?

–Esimerkiksi Microsoft Teams soveltuu puhelu- tai videopuhelu-ryhmille ja on osallistujille helppokäyttöinen, Discordissa taas voi luoda useita teksti- ja puhekanavia.

  • Onko verkkoryhmä auki rajatusti esimerkiksi tiettyyn kellonaikaan kerron viikossa vai onko verkkoalusta auki osallistujien keskinäiselle keskustelulle koko ajan?
  • Otetaanko ryhmään vain rajallinen määrä osallistujia vai voiko ryhmään tulla uusia osallistujia myös kesken toimintakauden?

–Mikäli verkkoryhmän tavoitteena on mahdollistaa mahdollisimman turvallinen ilmapiiri ja helpottaa tutustumista uusiin ihmisiin, kannattaa ryhmän koko pitää melko pienenä (esim. 10-20 osallistujaa)

–Pilottikokeiluissa toisaalta huomattiin, että verkkoryhmiin ilmoittautuneista moni jättäytyi ryhmästä pois tai pysyi ryhmän toiminnan ajan hyvin passiivisena jäsenenä, joten ilmoittautumisia kannattaa alun alkaen ottaa vastaan enemmän, kuin mitä on ajateltu ryhmän ideaalikooksi.

  • Otetaanko ryhmään ilmoittautumisia ennakkoon vai ovatko ryhmän liittymistiedot (esim. linkki) avoimesti saatavilla vaikkapa osaston RedNet-sivulla?

–Ennakkoilmoittautuminen teettää toiminnan järjestäjälle enemmän työtä, mutta sillä tavoin voidaan vahvistaa osallistujien sitoutumista sekä rajoittaa mahdollista häiriökäyttäytymistä.

  • Onko ryhmässä vaihtuvia viikkoteemoja tai keskustelunaiheita vaiko aina vapaata jutustelua?

–Jos ryhmässä on vaihtuvia teemoja, tarvitaanko niihin alustuksia ulkopuolisilta alustajilta

 

SUOSITUS! Tapaamisten järjestäjän kannattaa jossain kohtaa jättäytyä suunnittelussa taka-alalle ja vastuuttaa vapaaehtoiset itse organisoimaan toimintaa – ellei itse osallistu myös verkkoryhmän ohjaamiseen.

4) Verkkoryhmästä tiedottaminen ja ilmoittautumisten vastaanottaminen

Verkkoryhmästä tiedottaminen kannattaa aloittaa heti, kun vapaaehtoiset ovat sopineet perusasiat kuten aloittamisajan, teeman, kohderyhmän jne. Vaikka osallistujamäärä olisi rajattu, kannattaa mainostusta tehdä rohkeasti, verkkotoiminnalle on ominaista, että ilmoittautumisen ohella myös toiminnasta poisjättäytyminen on helppoa. Liitteistä löytyy muutamia kuvia some-markkinoinnin tueksi.

Verkkoryhmää voi mainostaa esimerkiksi

  • Jo osaston ystävätoiminnassa mukana oleville ystäväasiakkaille, erityisesti verkkoystäväasiakkaille: verkkoystävävälitystä (verkkoystava@redcross.fi) voi pyytää välittämään tietoa verkkoryhmästä oman alueen verkko-ystäväasiakkaille. 
  • Sosiaalisessa mediassa: osaston kannattaa harkita myös maksettua mainosta esimerkiksi Facebookissa tai Instagramissa, sillä pienellä summalla saattaa saada jo huomattavaa näkyvyyttä ja tavoittaa rajatusti oikeaa kohderyhmää. 
  • Paikallislehdessä Menot-palstalla tai ostetun mainoksen avulla. Verkkoryhmästä voi myös vinkata toimitukselle, jos he kiinnostuisivat tekemään siitä lehtijutun.
  • Osaston sidosryhmien ja verkostojen kautta esimerkiksi: 
  • Kunnan nuoriso- ja sosiaalitoimen asiakkaille 
  • Muiden järjestöjen asiakkaille 

Osallistujien ilmoittautumisia voi vastaanottaa joko suoraan sähköpostitse tai puhelimitse tai esimerkiksi jonkin kyselylinkin (Lyyti tms.) avulla. Samalla voi tiedustella osallistujilta mahdollisia toiveita esim. ryhmän sisältöjen osalta.

5) Verkkoryhmä käynnistyy

Ilmoittautuneille voi lähettää sähköpostitse linkin sekä liittymisohjeet verkkoalustalle esimerkiksi muutamaa päivää ennen ryhmän käynnistymistä. Valmiita ohjeistuksia löytyy muun muassa Teams- ja Discord -ohjeiden alta.

Verkkoryhmävapaaehtoiset kannattaa ohjeistaa pohtimaan, kuinka kaikki osallistujat tuntisivat itsensä tervetulleiksi ryhmään ja tutustuisivat toisiinsa mahdollisimman hyvin. Kaikkien vapaaehtoisten olisi hyvä päästä osallistumaan aloituskerralle, jolloin he tulevat tutuksi ja voivat yhdessä luoda ryhmään lämmintä ja kaikkia huomioivaa tunnelmaa. Ensimmäisen kokoontumiskerran yhteydessä kannattaa luoda yhdessä osallistujien kanssa ryhmän säännöt.

6) Verkkoryhmä toimii

Ihannetapauksessa verkkoryhmä pyörii ongelmitta vapaaehtoisten verkkovapaaehtoisten pyörittämänä. Toiminnan järjestäjä voi ryhmän käynnistyessä seurata, kuinka toiminta lähtee käyntiin ja olla tarvittaessa vapaaehtoisten tukena. Joskus voi käydä esimerkiksi niin, että osallistujia tai vapaaehtoisia ohjaajia täytyy rekrytoida lisää ryhmän toiminta-aikana tai vapaaehtoiset ohjaajat kaipaavat tukea ryhmään liittyvien haasteiden ratkaisemisessa. Mikäli vapaaehtoiset kaipaavat vinkkejä verkkoryhmän toimintaan, löytyy niitä erillisestä vinkkipankista.

7) Verkkoryhmä päättyy

Mikäli kyseessä on määräaikainen verkkoryhmä, kannattaa ryhmän loputtua kerätä toiminnan kehittämiseksi suullista tai kirjallista palautetta sekä osallistujilta että ohjauksesta vastaavilta vapaaehtoisilta. Tilastointia varten on hyvä kirjata ylös ainakin toimintaan osallistuneiden vapaaehtoisten ja kohderyhmään kuuluvien osallistujien määrä. Myös pysyvistä ryhmistä olisi hyvä kysyä tilastotietoa ja palautetta ainakin kerran vuodessa. Mikäli ryhmän osallistujat haluaisivat jatkaa yhteydenpitoa ryhmän päätyttyäkin, voi heidät ohjeistaa luomaan itselleen esim. uuden Discord-palvelimen, jolloin toiminta voi jatkua myös ilman osaston ohjausta.